Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e)

SEKOIA recrute !

À propos

SEKOIA est un acteur francophone majeur, dédié uniquement au domaine de la Cybersécurité.

Créée en 2008, sous forme de cabinet de conseil et d’expertise, la société compte en 2018 une soixantaine de collaborateurs, répartis entre les sites de Paris et de Rennes.

SEKOIA fonde sa maîtrise sur son expertise en Threat Intelligence, sans autres objectifs que d’améliorer son savoir, ses techniques et ses méthodes pour gagner en efficacité dans la préservation des systèmes et des intérêts de ses clients.

Nous sommes un laboratoire, un observatoire et un centre opérationnel dont le moteur est un groupe référent pluridisciplinaire.

Traitant de problématiques de pointe dans un environnement collaboratif propice à l’innovation, durable et vertueux, SEKOIA est un milieu de confrontation permanente aux nouvelles formes de menaces. Nous œuvrons pour capitaliser l’expérience du domaine et du terrain pour partager un savoir faire consolidé chaque jour un peu plus.

SEKOIA n'est pas organisé en BU, mais forme un seul groupe de professionnels, structuré en 8 équipes de tailles réduites, spécialisées autour de compétences, agiles et autonomes.

  • Gouvernance et projets : équipes GRC et Smart PMO
  • Activités Défensives : Blue Team, Purple Team, MSSP
  • Activités Offensives : Red Team, Purple Team, MSSP
  • Renseignement sur la menace : Purple Team
  • Développement de solutions technologies : Equipe plateforme

SEKOIA dispose également d'un centre de formation préparant aux certifications professionnelles du marché et traitant des derniers sujets d’actualité (Conformité GDPR, Intelligence Artificielle, Blockchain) accueillant chaque année plus de 1000 personnes.

Descriptif du poste

Rattaché(e) au Directeur Commercial et au Centre de formation SEKOIA, vous intervenez principalement en support des équipes commerciales dont celles de l’équipe formation sur votre périmètre.

Accueil et information des différents interlocuteurs :

  • Accueil physique et téléphonique des différents publics (clients, financeurs, partenaires…) ;
  • Information des interlocuteurs externes (clients / partenaires / formateurs à propos des offres de formation, modes de financement…) et des interlocuteurs internes (planning des formations et planification de sessions internes, prestations de formations réalisée, suivi des certifications des collaborateurs…).

Relations commerciales :

  • Participation au suivi et à l’organisation des actions commerciales liées au centre de formation ;
  • Renseignement et mise à jour du fichier clients & contacts : enregistrement des offres commerciales et commandes clients
  • Gestion de la relation avec les partenaires de formation (organismes et centres de formation)
  • Paramétrage des affaires dans l'outil de gestion et suivi des contrats (clients, partenaires, formateurs, fournisseurs)

Suivi administratif et pédagogique des activités du service :

  • Établissement des documents liés aux actions de formation (inscriptions, contrats, conventions de formation, convocations, feuilles de présence, attestations…) ;
  • Suivi et mise à jour des dossiers clients ;
  • Gestion administrative et financière des formations et support aux affaires commerciales (facturation, relances, suivi des règlements...) ;
  • Participation à la réalisation de bilans de l’activité formation.

Organisation et logistique :

  • Réservation, vérification de la disponibilité et préparation des moyens nécessaires à la réalisation de la formation (salle, formateur(s), matériel, supports de formation, autres documents…)
  • Gestion des demandes d’achat du siège (reprographie, fournitures et consommables, supports et accessoires de communication / marketing)

Gestion des référentiels et des informations liées aux formations :

  • Recueil et mise à jour des bases de données d’informations : données financières, réglementaires, administratives et pédagogiques concernant les formations
  • Tenue des dossiers administratifs (ex: réponse à des appels d’offre…) ;
  • Veille sur les versions des supports de formation (électroniques)

Reporting, indicateurs et tableaux de bord de suivi :

  • Proposition et production d’indicateurs et de reporting pour le suivi de l’activité sur le périmètre, en relation avec les responsabilités détaillées plus haut.

Ces missions sont susceptibles d'être revues et adaptées en fonction du calendrier de l’établissement et des besoins de l’équipe.

A compétences égales, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap

Profil recherché

  • Profil recherché
  • Niveau Bac+2 exigé avec une expérience similaire
  • Très bonne expression orale et écrite
  • Orthographe irréprochable
  • Anglais opérationnel (un +)
  • Maîtrise des outils bureautiques WORD et EXCEL
  • Bon sens du travail en équipe, autonomie, sens du service, excellent relationnel, organisation, réactivité, sens des priorité, discrétion

Process de recrutement

Deux entretiens et c'est tout :-)

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Date de début : 02 juin 2019
  • Lieu : Paris, France (75008)
  • Niveau d'études : Bac +2
  • Expérience : > 1 an